シゴトノキホン メールの処理の仕方

膨大なメールの処理について頭を悩ます人は非常に多いようです。

時間を決めてメールを処理したり、フォルダやタグを使ってみたり、様々なやり方がネットや書籍で紹介されています。

私の使っているシンプルで且つ強力なやり方を書いておきます。

1. 最新のメール開いて読みます。その場で返事を書きます。

2. 保留すべき事項や確認すべき事項があって、その場で返信できない場合、確認すべき事項をアクションアイテムとして、To-Doリストやスケジュール帳に書き留めます。
他のメンバーや上司のアクション待ちなどの自分で処理できないアクションについての保留事項がある場合、いつまでに保留事項の結論が出るかを大まかに決めて(例:3日後)、3日後のスケジュールにそのメールを返信すると記入(または入力)します。

そのメールを「要返信」「確認待ち」など適切な名前をつけたフォルダへ移動するか、タグをつけたり色分けをしたりしておきます。
(このあたりは好き好きですが、私は受信トレイのごちゃごちゃを視覚的にできるだけ整理したいので他のフォルダに移動しています)

3. 添付ファイルやリンク先への確認が多く、時間がかかるようなメール。今、この場では処理をできずに別途時間を取る必要がある場合は、必ずその時間をスケジュール帳に記入し、その時間に他の予定が入らないようにブロックします。

一度目を通したメールは、必ず、以下のどれかにあてはまります。
「返信する」
「アクションアイテムまたはTo−Doリストに記入する」
「スケジュールを確保する」
「読了して保存する、または削除する」

同じメールを2回読んではいけません。必ずその場で上記のいずれかの処理を行います。

【その他のコツ】

メールは必ず最新のものから順番に処理します。好きなものから読む、気になるものから読むという癖はなくしましょう。

・上記(2)の保留や確認事項が想定していた日程に決まらなかった場合(上記の例では、3日後をその予定にしていましたが、3日後には確定しなかった場合)、書き込んだTo-Doリストやスケジュール帳を更新することを忘れずに。
さらにそこから、4日後などおおまかに決めてまたリストやスケジュールに書き込んでおきます。この作業は非常に重要です。

既に相当数のメールが溜まっていて手がつけられないという場合は、「11月末までの未処理メール」というような名前のフォルダを作り、そこに受信トレイにあるメールを丸ごと移動します。
そして、その後に受信届いたメールから上記の処理に従って、メールをします。(つまり未処理メールフォルダのメールは無視します)

問題が起こったら、誰かが必ず確認の連絡をしてくるか、自分で気がつきます。
その時に未処理メールをフォルダを開いて、処理します。
やってみると、わかりますがこのやり方でも、大きな問題はほとんど起こりません。

但し、これだとビジネスの現場で、先手が打てなくなりますし、周囲の関係者にも迷惑をかけますので、このやり方を繰り返すのはお薦めできません。
これはあくまでも緊急時の処理ということにして、受信トレイがスカスカになったら、基本の処理方法で処理をしていきましょう。
仕事の初動が早くなり、職場での信頼性が高まります。

・情報収集のためのメルマガなどを読んでいる人は、メーラーの自動振り分け機能を使用して、メルマガ専用フォルダに自動的に入るようにしておき、受信トレイに入ってしまうことを防ぎましょう。
メルマガを読んだだけで仕事をした気になってしまうことを防ぐためです。
メルマガを読む時間は別途決めておいてその時間に読むようにしておくと情報収集をし損ねることはありません。
情報収集というのは、あくまで仕事のスピードを上げたり、ビジネスで先手を打つためのものです。
情報収集のために、仕事のスピードが下がるなどという本末転倒にならないように気をつけましょう。(←結構そういう人多いです。なぜか若手男性に特に多いような気がします)

【この話の背景】

以前、チームメンバーで地頭は非常に良いのですが、とにかく仕事の着手が遅く、そのため当初に取り組んでいればすぐに終わっていたものがいつも大仕事になってしまう…という男性がいました。

いったいどういう仕事の仕方をしているのか、隣で見ていたところ、出社してすぐメールを確認し、その場でさっと終わるもの…例えば、「有難うございました」「受領しました」といった1〜3行程度のものにはすぐ返事を出すのですが、それ以外は読んでは次のメールに行き、また読んでは次のメールに行き、そして最後まで読んで大きな溜息をつき、また受信トレイの冒頭に戻って、新たに届いたメールを読んで同じことをしているのです…。

彼の作業が遅いのでその次の作業を割り当てられているその他のメンバーの仕事に支障が出ていました。
仕方がなく、会議室でプロジェクタに映しながら、ここに書いたやり方で1日目の前でメールを処理させました。
(本人もイヤだったと思いますが、付き合うこちらも本当にツラいものがありました)

それ以降、何度か元のやり方に戻ろうとすることはありましたが、2ヶ月後程度にはこのやり方に慣れて彼の仕事の生産性が大きく向上し、チームメンバーも非常に仕事がやりやすくなりました。

もともとの頭の回転が早いので、1つのメールにあれこれアクションアイテムが浮かんでしまい、できるだけ完璧に一つ一つの返信をしたい、何を聞かれても答えられるようにしておきたい…という欲求が強かったようで、ある種の完璧主義が先延ばし病につなっていたというケースでした。
今は業界がかわり、やり取りも少なくなりましたがベンチャー企業で部長として活躍中のようです。

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