シゴトノキホン タスク漏れをふせぐ簡単な1つの方法

さて、本日は顧問先で育成している営業マンの話。(営業人材の育成というのは、顧問の仕事でよくある)

営業マンである彼は、同行していてお客さんの話もよく聞いているし、メモも取っている。
でも、お客さんと約束してやらなきゃいけないことをあっさり忘れていることが多い。

例: 後から参考用のURL送りますという約束、お客様からの質問にその場で答えることができなかったため、調べて後日連絡します…などなど。

真面目な性格だから、わざと面倒ですっとぼけているわけでもないようだ。

彼は商談の場だけではなく、その他の場面でもミーティングで指示したこれまで出した某社あての見積書をまとめておくように…、とか、XXX部長から、この件で許可をもらっておいて、というようなことを忘れないようにメールで指示しておいても忘れていることが多くて、後日確認すると「忘れていました…」と申し訳なさそうに謝ってくることが多い。

言い訳になるが、私は顧問の立場なので、私自身は多くても週1回しか逢わないため、原因がわかるのに4ヶ月もの時間がかかってしまったが、この人物は、タスクリストを作っていないので、タスク管理がきちんと行えていないのだ…ということにようやく気づいた。
(10年以上社会人経験のある人がタスク管理の自分なりの方法を持っていないことが私には思い浮かばず、ここが私にとって盲点だったというのもある)

<原因>
お客さんとの商談メモを読み返さない。単なる備忘録としてのみ使っていた。

<解決策>
タスクリストを作らせた。
お客さんとの商談メモを読み返して、自分のやるべきタスクをとその期限をタスクリストに転記させた。

この単純なやり方であっさり解決した。

もう一つの社内の作業忘れは、メールで指示したことで、その場できることはすぐにやっているのだが、その場でできないことが全部漏れてしまっていたことがわかった。
上の例で言うと、見積書の保管場所がすぐにわからず、誰かに聞かなくちゃならないのだが、みんなが忙しそうで聞ける雰囲気ではないので、後回しにしようと思い、そのまま忘れた。
XXX部長がその場におらず、戻ったら話そうと思って忘れてしまった…

解決策としては、その場でできなかったことはメールをそのまま受信トレイにおいておくだけでなく、自分のやるべきタスクとその期限をタスクリストに転記させた。

これだけで解決。

本当はこの後に「シゴトノキホン メールの処理の仕方」に書いたように、ではいつそれをやるかというのをスケジュールに落としこむ必要があるのだが、この営業マンの場合はサボりグセとか前倒しグセがあるわけではなく、単純にタスク管理ができてないだけだったので、これだけでかなりの問題が解決した。

スケジュールに落としこむ前にそもそもタスクリストやTo-Doリストをきちんと作っていない人はまずはここから始めてみてもよいのではないかと思う。

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