日々のマネジメントを振り返る 4(仕事の記録をどう残すか?)

なんでもフランクリン・プランナー(FP)に一元管理してきました。
仕事のノートは手帳とは別に持っていらっしゃる方をよく見かけします。常にノートを持っていればよいのですが、スケジュールは別で手帳やPCで管理をされているケースが多くて、商談中や会議の中でいっぺんに確認できず、その結果かえって混乱していることが多いように感じます。

またPCで打ち合わせ内容をすべて書きとめられていらっしゃる方もいます。個人的には、このタイプの人は仕事ができない人が多いと思っています。このあたりの話は、minutes 10 という記事に書きましたので、よろしければそちらをどうぞ。

特にマネジメントでこういう形で部下の話を聞いている人はもう無理かな…と。 発するメッセージが部下を大切に思っていないことになってしまいますから。
気持はわかります。忙しいんですよね。でも、その解決策はPCでメモを取ることではなく、本当に大事な仕事にフォーカスして、自分でなくていいような仕事を一切しない…とするのが解決策だと思います。

話を戻すと、中にはプロジェクトごとや仕事の業務に応じてノートを複数冊持っている方もお見かけします。
しかし、上司の指示や部署内の会議の内容などは、いくつかの案件や日常の仕事のルール、今後の方針まで多岐に渡りますし、いっぺんにまとめて話をされることも多いですから、これをどこに書くべきかに相当迷わないだろうか?と心配になります。
前回「日々のマネジメントを振り返る 3(メモの一元管理)」書きましたが、ノートを細かく分けるのは、ノートごとの分類がそもそも難しく、破綻しやすいと個人的には感じています。
いくつかのプロジェクトに関わるような指示も、どこかにメモを取らざるえませんが、さて、あとからそのメモはどこに取ったのだろうか?という検索が面倒です。

メモは思考をまとめるのと、記録をして頭から追い出すためのものですから、まとめたものを後から素早く検索するのも非常に重要です(だから電子ツールは難しい)
どうもこのやり方は私には合いませんし、正直なところうまくいっている方も見たことがありません。

ということで、私はひたすらメモはすべてフランクリン・プランナー(FP)で一元管理してきました。
ところが、フリーランスでいくつかの会社の顧問という仕事を始めるとこれがなかなか難しくなってきました。

メモすべきものの量が膨大になってきたのです。
まず、お客様との打ち合わせで取るメモがあります。打ち合わせの前に、打ち合わせの中で確認事項やディスカッションアイテムを事前に私なりに決め、書いておきます。
新規のお客様については、その業界やお客様のビジネスについてあれこれ調べておく必要があります。これにはマインドマップが最適ですが、マインドマップは発想をどんどん広げるために、できるだけ紙が大きい方が良いため、FPのコンパクトというサイズは適していません。
また、それまで我流で書いていたマインドマップについて、2015年に正式に認定コースを受講したことで、さらにマインドマップの使いこなし方がわかり、議事録から何からすべてのメモをマインドマップで原則取るようになりました。こうなるとますます、FPだと難しくなってきます。

また、「日々のマネジメントを振り返る 2(仕事とPrivateの一元管理)」でも書きましたが、私はディリーリフィルとウィークリーリフィルの二種類を使い、さらにメモはその日ごとにディリーリフィルに、ブランクベージを追加して書いていおり、メモの量が多いため、ほぼ1ヶ月分しか持ち運べません。

顧問先のお客様によっては、月に1回のみ訪問するというタイプのお客様などもあり、こうなると前回のミーティング内容についてのメモがないということもあります。
さすがに前回のメモは事前に目を通してから行きますが、数か月前の話が出ることや、いったいどういう流れでこの話がでてきたのか?など、ミーティングの席で、過去を振り返ることもしばしばあり、過去のメモがある程度ないと、難しいという場面もあります。

ということで、現在は業務に関するメモや記録に関しては、FPを使うのは原則として止めました。

【マインドマップとDropBoxという組み合わせ】

現在、業務に関するメモや記録に関しては、A4サイズのクリップファイルにA4の裏紙を挟んで、そこにマインドマップを書くことにしています。

ミーティング毎に、1枚〜2枚の紙を使用します。
事前に調べたものなどもまとめるときはマインドマップを使用しています。

作成したマインドマップは、スキャナでPDF形式で読み込み、DropBoxのフォルダに投げ込みます。
フォルダの構成は、もちろん時系列になっています。(前回の記事をご参照ください)

取り込んだ紙のマインドマップはもちろん廃棄します。

DropBoxに入れておくと、お客様先でとっさに必要になったマインドマップをiPhone アプリで確認することができて、非常に便利です。

スキャナについては、自宅のCanonのプリンタ&スキャナで取り込むことも多いですが、出先の空き時間でそのままCamScannerというiPhone アプリを使って取り込んでしまうことも多々あります。

それじゃぁ、フランクリン・プランナーで一元管理じゃないじゃないですか〜!と怒られそうですが、そのとおりです。
時代の変遷とともに、デジタルツールも取り入れている現在です。一応、片足IT業界ですしね…。

じゃぁ、FPには何のメモを取っているのか?というのは、次回に書いていきます。

 

【参考URL】

DropBox: https://www.dropbox.com/ja/

CamScanner :
iPhoneアプリ https://itunes.apple.com/jp/app/camscanner-free/id388627783?mt=8
Androidアプリ https://play.google.com/store/apps/details?id=com.intsig.camscanner&hl=ja

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【これまでの関連記事】
日々のマネジメントを振り返る(ミッション・ステートメント編)
日々のマネジメントを振り返る 2(仕事とPrivateの一元管理)
日々のマネジメントを振り返る 3(メモの一元管理)

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