日々のマネジメントを振り返る 5(日々の記録すべき事柄)

前回の「日々のマネジメントを振り返る 4(仕事の記録をどう残すか?)」では、仕事における記録の仕方について書きました。

「フランクリン・プランナーで一元管理」と言っていたのに〜、仕事の内容は別なんて!」と思われた方も多いかもしれません。

それでは、仕事の内容は書き込まないフランクリン・プランナー(以下、FP)には何を書いているかというのを今回は説明します。

日々のメインは、ディリー・リフィルです。
まず、朝起きてすぐに、起床時間を書き込みます。それから、朝1番で測った体重も記録。

体重を記録するのは、気がついたら太っていた!というのを避けるためです。詳しくは、こちらの記事をどうぞ。
「面白くもおかしくもないダイエットの話 後編」

さらに、その日のスケジュールをスケジュール欄に書き込み、予定を確認します。

それからDoit.imでその日にやるべきタスクの数を確認し、その数だけ書きこんでおきます。
大体平均して、25〜30ぐらいあり、実際にこなせるのは15ぐらいというのが多いです。Doit.imについては、また別途この連載の中で書いていきます。

以前はタスクそのものもFPに書き込んでいましたが、数が多いので現在は、その場でタスクが発生した場合のみタスク欄に記入します。
大体の場合は、ここで書いたタスクはDoit.imに別途入力する形になります。
Doit.imへの転記のために忘れないようにタスク欄に書くというイメージです。

その後は、その日に読んだ本で憶えておきたいフレーズを書いたり、ふと思いついたブログネタとか仕事のアイデア、読みたいな・・と思った本や欲しいもの、何かを見かけて感じたことなどを書いています。

その日の食事の内容や作りおき惣菜を作った場合はそれについても書き込んでいます。
もちろん、業務以外に例えばお医者さんに行ったときのメモなんかもここにあります。マインドマップを作るほどではないことは基本的にここにあります。

たくさん書きこんであるのは、INPUTの記録。
佐藤優氏の早朝講座に参加してから、毎日3時間半のINPUTを1日の目標にしています。この記録をつけています。

以下のような感じ。

TEDで英語の勉強 15分
数検アプリ5分
新聞 45分
「マニャーナの法則」20分
「パリスレビュー」14分
「エセー(2)」15分

ちょっとしたその日の反省なんかも書いています。
FPはシステム手帳ですから、かなりガッシリしているため、机がなくても書き込むことができるので、電車の中で座っている時や電車待ちで立っているときなども書き込めるのが非常に便利です。

これらのメモや日々の記録をもとに書いているのが、プライベート・ブログ「ささやかなこと」

プライベート・ブログは簡単な日記兼備忘録で、現在記事数は1937件入っています。
ブログに日記を書くというのは、このブログの前からずっと続けており、20代からだらだら〜と続いていて、もう完全に習慣化しています。
毎日書くのは、なかなか時間が取れない日もあるのですが、そういうときは、まとめて数日分をFPを元に書いていきます。

2年前のこの日は何考えてたのかな?なんて振り返るのに便利で、自分で読み返して楽しむためのものです。
コーチングのクライアントさんからは、コーチの人となりが見えるのでコーチを選ぶ際に役立ちました…と言われたこともありますが、基本的には自己満足のためのものです。

日々のメモとは別に、2015年1月から、月初に前月末の振り返り作業を行うようにしました。このときにもFPの日々の記録を中心に振り返り、それをまたFPのブランクページに月ごとにまとめています。
まとめたものは、ずっとFPに挟み込み、これまた振り返りに使っていましたが、さすがに枚数も増えてきましたのが、2015年分はすべてExcelにまとめて持ち歩くのは止めることにしました。

現在は、これもまたDropboxに入れて(前回参照)、持ち歩いて必要なときは、iPhoneもしくはNotePCで確認しています。

【1ヵ月の振り返りメモの内容】

・1ヶ月のブログのアクセス数

・1ヶ月のブログの更新記事の数

・成果の大きかったアクションのまとめ
(読んでよかった本のタイトルや、友人とのイベント、仕事上のイベントや成果などを書いています)

・日々のメモから、憶えておきたいものを転記。
メモの内容をちょっとだけ例として公開します。

例1:朝のうちに本来やるべきことを片付ける
→その他のことへの集中力が上がる。
→時間がうまれ、さらに本来フォーカスすべきことに集中できる。

例2:「しなければならないことをしないとき、人間は孤独を感じる。能力を十全に発揮−−成長−−するときのみ、人はこの世に根をおろし、くつろぐことがきでる  『波止場日記』より」

・簡単なその月の全体のまとめ。200字程度。

月のまとめを始めてから、四半期、半年、年間など自分の仕事やプライベートに何があり、どのぐらい進捗しているのか?はたまた全く進捗していないのか?などがよくわかるようになりました。

外資系時代は、四半期毎にQuarterly Reportという日本のチームが全体で何を成し遂げたか、何にチャレンジしたか?というのを海外の上司に書かされていて、その度にうんざりしていましたが、これがあることによって四半期に何か目覚ましいこと(ハイライト)を作らないとまずい、書くことない…というのがありまして、何かしらのチャレンジを行ったものです(慌てて、取ってつけたように…感は拭えませんが…)

日々のRoutineなんてやって当たり前、数字もできて当たり前…という文化の会社でしたので、そんなのは書けません。
書くのは新しいチャレンジとその成果でした。

やらされる社員は大変ですが、今考えるとチャレンジがないと会社って成長したり拡大したりしないというのもわかります。
多分、個人の成長も同じなんですよね。

会社も個人も常に右肩上がりを目指すべし!とは、個人的には思っていないのですが、成長を目指す人であれば、どのぐらい自分は新しいことにチャレンジしているのか?というのをきちんと定期的に振り返る仕組みを作るのは大切だと思います。

日々の記録というのは、習慣のない人にとっては、少々めんどうくさいと思いますが、身につけると非常に大きな力になります。
短いスパンで転職を繰り返していたので、私も長いことこのあたりのことに気がつきませんでしたが、1つの仕事が長くなると、FPの記録を保管しておいたことで、当時の詳細が思い出せ、大きく助けられたことは、何度もありました。

FP自体にもそのようなことがわかっているからこそ、おそらく保管バインダーもちゃんと用意しているかもしれません。

今はかさばる紙類を保管しておかなくても、デジタルであれこれ記録が手軽に取れる時代になりましたから、以前よりもずっとそういう意味では楽になったと感じています。

次回は、毎週の振り返りである週次レビューの話を書く予定です。

【これまでの関連記事】
日々のマネジメントを振り返る(ミッション・ステートメント編)
日々のマネジメントを振り返る 2(仕事とPrivateの一元管理)
日々のマネジメントを振り返る 3(メモの一元管理)
日々のマネジメントを振り返る 4(仕事の記録をどう残すか?)

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