時間の棚卸

毎日、何やってるんだかよくわからないけれど、とにかく忙しい。でも、やろうと思っていたことは全然できていない・・・・・。
オフィスでも家庭でも、学校でも、皆さんにそういう経験はありませんか?

私には多々そういうことがあります。
それから、プライベートと仕事、コーチング、勉強とのバランスが何となく悪いなぁと感じることが結構あります。

そんなときに使用しているのが、自作のWeeklyのTime Sheet

このシートは、私の起床時間に合わせて、朝4時から、23時までを15分単位で区切り、それを1週間書き込めるようにした単なるExcelで作った表です。
でもその効果は侮れません。
このシートに実際にその時間にやったことを書き込みます。これが時間の棚卸です。

電話が入った、誰かがふらりと話し掛けてきた、何かの作業をした、何でも書き込みます。
これによって自分が何に時間が取られているかがまずわかります。
意外なことに時間が取られていることがよくわかります。
ちなみに、私の場合はネットサーフィンとサイトの更新が一番の問題というのがよくわかりました。

また、そのほかにも沢山のことが見えてきます。
例えば、自分の仕事のはかどる時間帯、自分の集中力の持続力など、自分特有の時間の使い方の癖や波。
時間を棚卸していくことで、例えば自分は外出の後は集中力が途切れて、企画や提案といった書き物の仕事はできない・・・というようなことがわかり、外出の日は、徹底して外出や打ち合わせのアポイントを入れるようになりました。
また、午前中は比較的困難な仕事にも前向きに取り組めるので、午前中は苦手な英語関連の仕事。
午後は、難易度の低い仕事・・・など、自分の癖や波にあわせて仕事が組めるようになりました。

それから、こうやって書き込むことで自分の中で15分という区切りが生まれました。
やりたくない勉強もとりあえず15分だけやってみる。

15分の中であれこれ詰め込むと書きこむのが面倒なので、電話をかけるときは立て続けにあちこちにかける。
これで15分の枠に「A、B、Cに電話」と1行書けばおしまい。
ここにMailを書いたり、電話したり、資料読んだりとあれこれやると書くのが面倒なのでやらない。
これが結構時間の節約になります。

ちょっと時間が空いてしまった、ふと時計を見ると13時5分。
そんな時、よし13時15分まで、机の上を片付けようなんていうことも多々あります。

特に家事嫌いの私はこの15分に満たない隙間に、あれこれ片付けるようにしています。
以前は、忙しくてパニックになったときにだけ棚卸をするのに活用していたこのシート。

今は他のことにもあれこれ活用しており、こんな単純なシートですが、今ではすっかり手放せなくなっています。

追記:

上記は2005年1月に書いた記事です。現在は2015年3月。
最近は私自身はこのシートを使うことは減りましたが、それでも1年に1回ぐらいはこのシートで時間の棚卸しをしています。
コーチングのセッションの中では、時間管理が苦手という方にはこちらを使ってまず1週間記録してもらうというのは私のコーチングでは定番のやり方です。

15分単位で動くというのは今もやっています。
最近はキッチンタイマーで時間をはかっています。15分だと思うと集中力が非常に高まるのでこれはオススメです。
PC使用時はAlinof Timerを使っていて、うっかり始めてしまったネットサーフィンをずるずるやらないように気をつけています。

この記事を書いた当時はまで会社に勤めていたり、子供もまだ中学生だったりでそれなりに時間の拘束がありました。今は子供も独立して、自分もフリーランスになったので、ますます時間管理をしていかないと、一日ぼんやりして終わっちゃいました…ということになりかねないです。

10年前は、いかに1つ1つに時間をかけずに効率化するか‥というのが時間管理の目的でしたが、今はいかに1つ1つに集中して生産性を上げるかというのが時間管理の目的になりつつあります。

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コメント

  1. 黒猫ぼのぼの

    yoshikooさんでも
    >毎日、何やってるんだかよくわからないけれど、とにかく忙しい。でも、やろうと思っていたことは全然できていない・・・・・。
    なんてことあるのですね。。。私しょっちゅうです。先日同じように15分単位で区切るという方法のがあるという本を読んでやってみようかと思っていました。ちょっと時間があくとやはりネットをうろうろしていることが多いですね。。。
    棚卸やってみたいと思います。

  2. yoshikoo

    こんにちは。コメントありがとうございます。
    確かMurasakiさんの本では、10分単位で色々とプランニングをされていたのではないかと記憶しています。
    この時間の棚卸という発想は、資格三冠王(公認会計士・弁護士・通訳だったと思います)の黒川康正さんの本に紹介されていたものを読んで自分なりに取り入れたものです。黒川さんの場合は、非常に細かくどの電話に3分かかったとか、猛烈に細かく1週間の自分の行動を記録されていたように記憶しています。
    やってみたら、ぜひまた感想教えてください。

  3. めりーべる

    私も自分の時間軸にあわせて記入シート作成しました。明日の土曜日からやってみようと思います。
    15分単位で記録するというプレッシャーで、
    時間を意識した生活ができるようになるような(なりたいな)気がします。

  4. MICRA

    私もネットで何気に消費している時間が一番時間を使っているので、
    平日一時間、休日二時間以内と決めたのですが、曖昧すぎてうまくいっていない。
    PC見る時間帯も決めないといけないですね。
    夜八時から30分間とかね
    今休暇中だから、ここで時間を意識した私になっておかないと。
    そういう意味でも意義ある休暇にしなくては、と思います。

  5. yoshikoo

    めりーべるさん、MICRAさん
    コメントありがとうございます。
    ネットの時間は馬鹿にできないですねぇ。またmixiはじめてから、ますます大変(笑)
    15分単位のシートつけると、優先順位高いものをやっていないことが、ばればれになってしまったりと毎回何か反省させられます。
    あと、自分の集中力がすごく短いことも、私の場合はよくわかりました(笑)

  6. 黒猫ぼのぼbの

    一週間とりあえず付けてみました。
    つけているってことで、多少無駄な時間は減ったような(笑)。自宅に帰ってから、家事、子供のために使っている時間が思っていた以上に多かったことがわかりました。やることは大体わかっているので、手順や平行してできることなど工夫することと、子供もこき使う(爆)などでもうちょっと短縮できないかなあという感じです。
    ただ、子供が起きている時間は、なかなかこちらの思っている通りにはいかないことが大部分で、あまりこだわると、いらいらばかりしそうなので、しょうがないと思うか、ゆとりを持って計画するしかないでしょうね。
    日々のルーティンの仕事をする分には、とりあえずなんとか回っているのですが、プラス資格試験の勉強、英語の勉強をしようとすると、睡眠時間を削ることになりそうなので、なんとかあまり削らづに時間がとれないか、ということもあって、客観的に時間をどれだけとられているのか見るのに役立ちました。もう少し続けてみたいと思います・

  7. yoshikoo

    子供を使うのはやっぱり大事ですよね。子供のためにも(笑)
    つけてみると、あぁ、こんなに忙しいんじゃ、何かを減らさないと、新しいことはできないなぁと気が付くことも多くて、タスクの詰め込みすぎないように気をつけてみたりもしています。

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