日々のマネジメントを振り返る 2(仕事とPrivateの一元管理)

前回に引き続き、今回は具体的なフランクリン・プランナー(以下、FP)の使い方について書いていきます。

【現在のフランクリン・プランナー】

・黒のフレンチシーム/コンパクトサイズ
厚み4cm、幅14cm、縦19cm(いずれもアバウトな計測です)
リング25mm
・ユニバーサル・デイリー・リフィル (1日/2ページ)
・「7つの習慣」ウィークリー・リフィル(1週間/2ページ)
・大量のブランクページ(白紙リフィル)

【私のFPの使い方】
[ディリーとウィークリーの両方を使う]

私のFPの使い方でちょっと変わっていると思われる点は、デイリー・リフィル (1日/見開き2ページ)とウィークリー・リフィル(1週間/見開き2ページ)の両方を使っている点かと思います。

まずアポイントが入ったときは、マンスリーページに、時間とアポを書きます。
ついでにそのアポイントをいつ決めたのかという日にちも入れておきます。

例えば、10月20日14時からABC社への営業同行をすることになった、このアポイントが決まったのは10月14日というような場合は、月間ページの10月20日の欄に以下のように書きます。

例:14:00〜 ABC社営業同行(10/14)

アポを取った日も入れておくのは、どういう経緯でそのアポを取ったかが、後から調べられるようにです。この例で言うと、10月14日のメモやメールを見るとだいたいそこでわかります。

次に、ウィークリー・ページにこのアポイントに取られる時間を記入します。このときは前後の移動時間も含めて、全体でどのぐらいの時間を取られるのかをわかりやすく記入します。

また同行に先立ち、資料作成や先方のホームページを先に読んでおかなくてはならない場合は、この時間も決めておき、その部分のスケジュールをブロックするのため、こちらもウィークリー・ページに記載します。

ウィークリーを使うのは、スケジュールの入れ過ぎを防ぐためです。スケジュールが過密になってくると、あまり丈夫でない私はすぐに具合が悪くなります。具合が悪くなると、仕事が荒くなり、仕事の手戻りが多くなってしまい、ますます忙しくなってしまいますので、このようにしています。

ただでさえ重たいFPの中でも大きめである直径25mmリングのバインダーを使っていて、それでもほぼディリーについては、1ヶ月分〜2ヶ月分しか入れられないところに、ウィークリーを1ヶ月分とはいえ、追加するのは避けたいところです。
実際、何度か止めてみたこともあるのですが、どうもこれがないと自分のスケジュールがうまく「見える化」できず、失敗することが多いので、今は諦めて両方を使うことにしています。

[FP重要ポイント1:仕事とプライベートを一元管理]

現在のサイトに移行した際に、以前に書いていたFPに関するコンテンツはほとんど削除しました。これは発信していた情報が古くなってしまったのと、その後に色々と思うところあって、私自身が使い方を変更して、そのあたりの情報を書く気力がなかったので、いったん削除しました。

以前から色々と書いていたこともあり、あちこちのクライアントさんからFPの活用についてのご相談を受けてきました。
みなさんが、うまく使いこなせない理由は、ほぼ共通しています。

それは、仕事とプライベートを一元管理しないために起こっています。

「ワーク・ライフ・バランス」という言葉が嫌いだと公言する著名なビジネスマン、ビジネスウーマンは少なくありません。
これは、「ワーク・ライフ・バランス」という言葉に、仕事とプライベートをきっちり50:50に分けるという印象があるからでしょう。

プライベートを充実させるというのは、たしかにとても大事なことですが、それにこだわリ過ぎて、どちらも中途半端になっているな…という方も見かけますし、どちらかが忙しいときは、一時的にワーク・ライフ・アンバランスでも良いのではないかと思うことも多いです

仕事と私生活のバランスというのは、人生全体を通じて、バランスが取れればよいのではないかな?と個人的には思います。それと人によって、重視したいものは違うので、仕事とプライベートが人によっては、60:40がよかったり、30:70がよかったりと色々とあると思うので、50:50に常にこだわってしまうのはどうかな?とも感じています。

質が上がれば、仕事の時間は減らせるという考えもありますが、質を上げるにはある程度の量が必要です。量が質に転化するのです。
その量をどの時期やるかは、本人次第だと思います。
若い人で家族をもったら、家族を大事にしたいという人は家族を持つ前に頑張るというのもありだと思います。

逆にいったん仕事の比重を減らして、プライベートが落ち着いてから、仕事に集中するという方も多くいます。(世間一般としては、後から頑張っても追いつかない‥と思われていますが、実際にコーチングで見ていると決してそんなことはありません)

どのようなバランスにしろ、自分の理想とするバランスを保つには、また仕事を詰め込みすぎてミスを起こしたり、心身を悪くしないようにするには、公私ともに忙しくし過ぎないというのは、とても大事なことです。

私たち1人の人間の中に、仕事もプライベートも入っています。別々の人間がそれぞれの部分を担当しているわけではありません。
ですから、仕事もプライベートも一元管理することが大切です。
この一元管理をしないのであれば、FPのような重たい手帳を持って歩くことは、単なる負担です。そのため、せっかくFPを使ったけれど、今までの手帳やスケジュール管理の電子ツールと効果は変わらず、あまり意味がなかったため、その重たさに挫折した…という人がたくさんいます。
FPがシステム手帳の形体をとっているのは、自分の重要度に応じてフレキシブルに、中のリフィルを交換できるように、そして持ち歩けるようにするためだと思います。その自由度のために重たさがあるわけですから、FPを使うならぜひそのフレキシブルさを活かしていきましょう。

プライベートの予定も仕事の予定もすべてFPに記入します。
例えば、お子さんの受験のための情報収集などの時間も予定を決めてブロックしていきます。マラソン大会に参加するとなれば、その練習時間も書きこんでおきます。

こうして様々な情報が集約されると、
「この日は残業できない‥では、その仕事はいつ片付けるべきか?」
「この期間は絶対体調を崩せない。その前から体調については気をつけておき、夜遊びは自重しよう」
…など、一目で自分がどのような行動をすべきかを判断することができます。

仕事とプライベートの一元管理により、自分の毎日を「見える化」して、スケジュールやら、エネルギーの分散を適切にすることが可能となるのです。

職場では、Outlook、サイボウズ、Googleカレンダーといった電子ツールで、仕事のスケジュールを管理されている方も多いと思いますが、FPにこだわらず手帳でも電子ツールでもかいません。日々の生活の質(Quality of life)、エネルギー管理、時間管理がめざましく改善されますので、どこかにプライベートと仕事の状況が一目でわかるものを用意することをお薦めします。

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